Le digital au service de l’organisation des événements

De nos jours, le digital rythme incontestablement notre vie privée, mais pas que ! Le digital se généralise et s’invite aussi au cœur des activités professionnelles et prend de plus en plus de place dans différents secteurs, mettant les entreprises face à l’obligation d’entamer leur transformation digitale afin de s’aligner avec leurs cibles.

Dans le domaine de l’événementiel notamment, l’usage des nouvelles technologies devient dorénavant un véritable levier de croissance pour ce secteur, provoquant ainsi une mutation du format de l’événement, et un outil permettant à ce dernier de faire peau neuve et de sortir de l’ordinaire. L’objectif est de créer une véritable  « expérience participant » autour de l’évènement, et de provoquer leur engagement au-delà de leur simple présence le jour J.

À cet effet, on compte plusieurs dispositifs et outils digitaux destinés à apporter un plus à l’événement, une touche de créativité supplémentaire, mais avant tout, la mise en place du digital dans l’événementiel doit d’abord commencer par apporter des solutions aux problématiques déjà existantes, et qui peuvent entraver la bonne conduite de l’événement, notamment le problème de la gestion des flux à l’accueil.

L’accueil se digitalise également

L’une des problématiques au cœur de l’organisation des événements est de disposer d’une solution pour la gestion des flux de public et des autorisations d’accès. Un problème qui peut être surmontable grâce à un bon système de Badging, pouvant produire des badges scannables digitalement pour une meilleure organisation et gestion de temps, avec la possibilité de suivre en temps réel les visiteurs, de faire la distinction entre les organisateurs, exposants et visiteurs, et en extraire un reporting statistique qui peut servir de base de données utile pour la gestion de relation client.

Chez global online solutions, nous avons synthétisé toutes ces réflexions en une seule solution : E-badging.

« E-badging » est une solution pensée et conçue pour répondre aux prétentions de tout type d’événements (Salons, Congrès, Evénements d’entreprise, …), et dont le concept s’articule sur plusieurs fonctionnalités :

  • Impression des badges d’avance ou sur place : Le système de management d’accueil « E-badging » permet d’imprimer des badges avec différents thèmes personnalisés à l’avance ou sur place, permettant une meilleure organisation le jour j.
  • Réception des visiteurs et examination des accès à l’événement de façon simple et rapide : Chaque badge comprend un code bar scannable à l’aide d’un lecteur de code bar, ayant pour objectif d’identifier et définir l’accès aux différents participants, en faisant la distinction entre visiteurs, exposants et autres.
  • Vue d’ensemble permanente du nombre de visiteurs : Les données recueillies via scan du code bar s’importent automatiquement à un fichier sur la tablette de chaque hôte, afin de suivre l’arrivée des invités en temps réel.
  • Source d’informations statistiques sur les visiteurs : Au-delà de la simple gestion des flux à l’accueil, l’une des principales fonctionnalités de la solution « E-badging » est l’extraction d’un reporting sur l’événement à tout moment, comprenant des informations statistiques sur les visiteurs, tel que le nombre de personnes qui ont été accueillies, à quelle heure, et selon quels profils… permettant ainsi de construire une base de données utile pour la CRM.

En résumé, le digital n’est plus un simple complément pour votre événement, mais devient plutôt une nécessité pour sa réussite. Le cas échéant, le processus d’accueil des participants peut être grandement facilité et fluidifié par une solution digitale telle que E-badging. Mettez alors toutes les chances de votre côté et choisissez « E-badging » pour la gestion de vos invités.

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